E-doręczenia

Od 1 stycznia 2025 r. weszły w życie e-doręczenia. W praktyce oznacza to, że od tego dnia organy administracji publicznej mogą doręczać korespondencję w toku postępowania na adresy e-doręczeniowe pełnomocników stron. Profesjonalni pełnomocnicy mają obowiązek posiadania takich adresów i co się z tym wiąże mają obowiązek kontrolowania wpływającej na ich skrzynki odbiorcze korespondencji. Niby wszystko się zgadza i powinno działać, a nawet usprawnić komunikację z urzędami jednocześnie przy zaoszczędzeniu kosztów przesyłek pocztowych. Tymczasem okazuje się, że procedura e-doręczeń jest niedopracowana i stwarza realne ryzyko, że korespondencja kierowana przez urzędy do profesjonalnych pełnomocników stron nie będzie do nich docierać, co rodzić będzie chaos proceduralny, niepewność prawną i przewlekłość postępowań. Niedawno doświadczyłem właśnie takiej sytuacji. Piszę o tym dla przestrogi, z jednej strony chcąc uczulić profesjonalnych pełnomocników na sytuację które mogą również im się przytrafić, a z drugiej strony licząc na to, że mój głos spowoduje, że osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie systemu e-doręczeń podejmą działanie niezbędne do usunięcia wadliwości tego systemu.

Opisywana sytuacja miała miejsce kilka tygodni temu i była związana z uzyskaniem przez klienta naszej kancelarii zezwolenia na pobyt stały w Polsce. Prawnik naszej kancelarii jak zawsze przy tej okazji udał się wspólnie z klientem po odbiór karty pobytu i decyzji. Od wielu lat urząd miał bowiem praktykę, iż w trakcie jednego spotkania wydawał kartę pobytu dla cudzoziemca, natomiast pisemną decyzję wydawał pełnomocnikowi. Wydawanie pisemnych decyzji podczas spotkań w urzędzie było zapewne spowodowane dążeniem urzędu do oszczędności na koszcie przesyłki pocztowej. Nikomu to jednak nie przeszkadzało albowiem i tak zgodnie z przepisami cudzoziemiec był zobowiązany do osobistego odbioru wyrobionej dla niego karty pobytu. Przy okazji można było odebrać też decyzję.

Jednak tym razem urzędnik zachował się inaczej. Mianowicie odmówił wydania pełnomocnikowi decyzji na piśmie argumentując to tym, że decyzja została e-doręczona. Mijały kolejne dni a decyzja nie pojawiała się w skrzynce odbiorczej pełnomocnika. Tymczasem z urzędu przychodziły telefony z pretensjami dlaczego pełnomocnik nadal nie odebrał e-doręczonej decyzji. Nic nie dawały tłumaczenia urzędnikom, że żadnego e-doręczenia nie ma. Urzędnicy zdawali się wiedzieć lepiej czy pełnomocnik otrzymał e-doręczenie czy też nie. W tym wszystkim najbardziej zdezorientowany był cudzoziemiec, który otrzymywał z dwóch stron wzajemnie sprzeczne komunikaty. Ze strony urzędników twierdzenia, że decyzja została doręczona jego pełnomocnikowi w trybie e-doręczenia, natomiast ze strony pełnomocnika, że nie otrzymał od urzędu żadnego e-doręczenia w tej sprawie. Ta sytuacja patowa mogła zapewne trwać bardzo długo gdybym nie domyślił się, że jej przyczyną jest błędne zaadresowanie e-doręczenia przez urząd.

Ku mojemu zdziwieniu okazało się, że urzędnik odpowiedzialny za e-doręczenia za każdym razem gdy chce wysłać w ten sposób korespondencje do pełnomocnika musi ręcznie wpisywać długi i łatwy do pomylenia ciąg cyfr i liczb tworzących adres e-doręczeniowy utworzony przez system. Ku mojemu zaskoczeniu system e-doręczeń nie działa w ten sposób, że raz umieszczony przez pracownika danego urzędu adres pełnomocnika zostaje zapamiętany i każda kolejna korespondencja z tego urzędu oparta jest na zapisanym wcześniej adresie pełnomocnika. Okazało się, że za każdym razem urzędnik musi ten adres wpisywać od nowa, co w mojej ocenie będzie w przyszłości skutkować kolejnymi pomyłkami, rodzącymi podobne problemy innych pełnomocników.

Obraz autorstwa freepik